Prefeitura de Biguaçu digitaliza arquivo municipal e o tornará disponível para acesso via internet

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A Prefeitura de Biguaçu, através da Secretaria Municipal de Administração, está iniciando o processo de digitalização do arquivo municipal. Com a intenção de diminuir o espaço físico, preservar o meio ambiente e também tornar mais rápido e prático sua funcionalidade, está sendo iniciada a digitalização de todos os documentos. A informatização dos arquivos tornará a pesquisa e manutenção mais fáceis e após serem digitalizados, os documentos físicos serão triturados e reciclados. A informação é da assessoria do Poder Executivo.

Segundo o prefeito Ramon Wollinger, “com esta medida, estima-se que o acervo físico seja reduzido para 30 a 40% daquele que atualmente superlota as dependências do arquivo municipal. Além disso, a população passará a ter acesso pela internet aos documentos”.

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Todos os envolvidos no processo estão trabalhando diariamente para o sucesso da digitalização do arquivo municipal, além do secretário de Administração, Willian Lofy, há uma integração de setores que estão envolvidos, com a participação do responsável pela Gestão Documental do Pró Cidadão, Nazareno Pfleger, da gerente de Protocolo do Pró Cidadão, Nadir Souza, do Gerente do Centro de Processamento de Dados (CPD), Eduardo Lopes Jonker, do escriturário Silésio Wolf e do responsável pelo Arquivo Municipal, Mário César de Souza.

Foto: Kleber Damásio / Secom
Foto: Kleber Damásio / Secom

A melhoria está sendo implantada com recursos provenientes do Programa Nacional de Apoio à Gestão Administrativa e Fiscal dos Municípios Brasileiros (PNAFM), do Governo Federal, totalizando R$ 76 mil.

Foram adquiridos uma máquina de digitalização com alta capacidade, velocidade e resolução, uma outra especial para digitalizar os livros antigos de leis sem comprometer sua estrutura física, que são considerados relíquias e que não podem ser descartados, bem como um software específico para digitalizar, arquivar, indexar e disponibilizar estes documentos para consulta pública via internet.

Além disso, foi elaborada a Tabela de Temporalidade de Documentos, conforme normativas do Conselho Nacional de Arquivos (CONArq) e homologada pelo Decreto Municipal nº 134/2015, que torna possível a partir de agora a eliminação de alguns documentos que já ultrapassaram o seu tempo de guarda.

O secretário de administração, Willian Lofy, ressalta que “quando assumi a pasta tomei conhecimento da situação alarmante que o Arquivo Municipal se encontrava. A solução mais fácil seria alugar um espaço maior, mas certamente seria apenas empurrar o problema para frente. Foi quando resolvemos enfrentar o problema de frente e deflagramos o processo para viabilizar a digitalização do acervo e, o mais importante, praticamente sem ônus aos cofres da Prefeitura. Reforço ainda que todos os documentos após digitalizados estarão disponíveis via internet para todos os cidadãos acessarem diretamente de sua casa”.

O processo de digitalização foi iniciado nesta semana e estima-se que os primeiros documentos estarão disponíveis para consulta pública até a 2ª quinzena de dezembro.

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