Da Assessoria – Dando continuidade ao processo de modernização administrativa, a Prefeitura de Biguaçu, através da Secretaria Municipal de Administração está investindo na digitalização do Arquivo Municipal. Esse processo permitirá o acesso à informação com agilidade, além da redução do risco de perda de informações e documentos importantes para a administração e para os cidadãos biguaçuenses.
O trabalho de digitalização é coordenado pelo servidor efetivo Mario Cesar de Souza, que com outros dois servidores efetivos e um estagiário fazem o trabalho de separação e catalogação dos documentos que estão sendo digitalizados sob supervisão da Controladoria Interna e Secretaria de Administração.
O Arquivo Municipal tem um acervo físico datado a partir de 1907, quando os registros eram feitos manualmente em livros. Desse período, grande parte dos documentos são leis e decretos. A partir da década de 1960 o arquivamento passou a ser feito em caixas, contendo processos, contratos, empenhos e documentos de toda natureza. Esse método se estende até os dias atuais.
Além de facilitar o processo de busca de informações e documentos, outro ponto que merece destaque é que sempre houve a necessidade de grande espaço físico para abrigar caixas e livros. “Sempre tivemos problema com a falta de espaço e por isso nem tudo ficava no mesmo prédio. Quando precisávamos de algo, tínhamos que buscar ou na Prefeitura, ou na Biblioteca ou ainda onde atualmente funciona o Almoxarifado. Com a digitalização, tudo ficará próximo num click, tudo ficará mais fácil”, comenta Mário César. Ele lembra ainda que todo o trabalho de limpeza, catalogação e digitalização levará aproximadamente dois anos.
“Este processo de arquivamento digital faz parte do programa de modernização que estamos implantando na Prefeitura desde o início de nossa gestão. Ele busca a melhoria dos serviços prestados à população, a melhoria das atividades dos servidores e vai de encontro aos princípios da eficiência e economicidade”, comenta o secretário municipal de Administração, Daniel César da Luz.
Após digitalizados, os arquivos são armazenados num servidor de dados do município onde futuramente estarão disponíveis para consulta pública. Os documentos não são imediatamente eliminados. Seguindo procedimentos previstos em legislação, uma comissão formada por 10 servidores avalia a eliminação através de uma tabela de temporalidade, que determina o prazo que os documentos deverão permanecer no arquivo físico. Concluído o processo de avaliação e autorizado o descarte, uma empresa especializada e contratada pela Prefeitura recolhe e elimina os papéis. A eliminação é feita após publicação no Diário Oficial.
O prefeito Ramon Wollinger destaca a importância da digitalização do Arquivo Municipal. “São documentos importantes que contam a história da nossa cidade, dos nossos servidores, das administrações que por aqui passaram e da nossa gente É mais um grande passo que estamos dando, modernizando nossa Prefeitura e oferecendo à população um serviço de qualidade”, finaliza.
Além do arquivo municipal, o setor de Recursos Humanos da prefeitura foi reestruturado com objetivo de reorganizar a estrutura física e adequar toda parte de arquivologia da vida pública dos servidores do município.